WorkBuddy 入门教程：10 个真实场景带你学会 WorkBuddy

很多人第一次打开 WorkBuddy，都会在输入框前停上几秒。

页面上的功能看起来不少，可真正轮到自己使用时，脑子里只剩下一个问题。

“我到底应该让它做什么？”

其实，你不需要先把 WorkBuddy 从头研究一遍，WorkBuddy 最适合从这些小麻烦开始。

下面的十个场景没有先后顺序，看到哪个场景正好对应你手里的问题，就从哪个开始。

本文以 2026 年 7 月 17 日编写时为准。当前 WorkBuddy 更新很快，如果你的按钮位置与名称略有不同，以你的界面为准。

场景一：项目已经推进一个月，每次还要重新介绍背景

一个客户交付项目已经开了四次会。

第一次确认需求，第二次调整排期，第三次又改了验收标准。

最新方案在 Word 里，时间表在 Excel 里，几次会议纪要还散落在不同文件夹。

下周要继续推进时，你又得把所有材料重新发给 WorkBuddy，再解释一遍哪些已经作废，哪些才是当前版本。

这种长期推进、背景不断积累的工作，更适合使用“项目”。

你可以创建一个“客户上线交付”项目，把需求确认书、最新排期、会议纪要和交付标准放进项目资产。

再把通用要求写进项目指令，例如遇到冲突先询问，不要自行使用旧版本。

下一次整理进度时，可以直接说：

我想整理本周的客户交付计划。
请读取项目里的需求确认、最新排期和历次会议纪要，找出仍未完成的事项、负责人和风险。
如果不同文件里的日期或结论有冲突，先问我确认，再生成本周执行清单。不要把旧版本当成现行方案。

项目会统一保存共享指令、资料、专家、技能和连接器。

以后在项目中创建任务时，这些背景会自动进入任务，不必每次重新配置。

任务生成的合格产物，也可以继续保存到项目资产中。

项目不是用来堆放所有文件的。

已经作废的排期和临时草稿应当及时归档。

真正重要的，是让团队和 WorkBuddy 都能看出哪份材料正在生效。

场景二：明天要向领导汇报，你想提前知道自己会被问住什么

你准备申请一笔新的项目预算。

方案写了二十页，成本、目标和时间表看起来都很完整。

同事看过以后说“应该没问题”，可你心里清楚，明天领导不会只听你把 PPT 念完。

他可能会问，为什么一定要现在做，预算减少一半还能不能推进，目标没有完成由谁负责。

这时候，你需要的不是再生成一份更漂亮的方案，而是找一个敢追问的“专家智能体”。

可以召唤一位经营分析、项目管理或商业策略专家，把它当成明天评审会上的提问者。

我明天要向管理层申请这笔项目预算，现有方案和预算表已经上传。
请像评审委员一样，一次只问我一个问题，重点追问投入必要性、收益依据、替代方案和失败风险。
等我全部回答后，再告诉我最薄弱的三个地方。
不要先帮我美化方案。

专家会按照设定的角色、方法和专业视角处理任务。

它不只是换一种口吻聊天，而是像一位带着评审框架来参加会议的顾问。

它给出的意见仍然需要你判断。

专家适合帮你暴露漏洞，却不了解公司里所有没有写进材料的现实情况。

预算是否值得投入，最后仍然由真正承担责任的人决定。

场景三：五个区域交来五份表，你又要手动拼周报

周五上午，五个区域陆续发来销售数据。

有人把客户名称写在第一列，有人把日期拆成了年月日，还有一份表把“销售额”写成“合同金额”。

你本来只想统计本周结果，最后却花了两个小时复制数据、统一格式和检查公式。

这种事情不需要找专家。

你缺的是一件能处理 Excel 的专用工具，所以更适合使用“技能”。

可以在技能页面查找 Excel 处理或自动化报表相关技能。

安装并启用后，把几份表格放进同一个工作空间。

我想把工作空间里的五份区域销售表合并成本周经营表。
请先比较字段名称、日期格式和金额口径，发现不一致的地方先列出来问我，不要自行猜测。
等我确认后再合并数据，生成区域汇总、异常记录和总计核对表。
不要覆盖原文件。

技能为 WorkBuddy 增加具体的工具能力。

官方列出的使用示例包括制作 PPT、生成海报，以及合并多份 Excel 后输出图表报告。

技能可以按需安装，也可以随时关闭。

结果出来以后，先核对五个区域的原始金额之和。

表格排得整齐，只能证明格式处理完成了。

总计能对上，才说明这次合并真正可用。

场景四：周五下班前，老板突然问哪些客户还没回复

已经五点四十分，你准备关电脑。

老板发来一句话。

“这周几个重点客户跟得怎么样？还有谁没回？”

你开始在邮箱里搜索客户名字，打开一封，再顺着邮件线程往前翻。

十几分钟过去，你还没弄清楚哪一封已经回复，哪一封只是同事转发过。

这种任务适合使用连接器。

完成 QQ 邮箱授权后，可以让 WorkBuddy 直接在授权范围内搜索和整理邮件。

你可以让它读取最近七天的重点客户邮件，按照客户合并线程，找出尚未回复的内容，再为每位客户起草一封邮件。

第一次使用时，建议把要求停在草稿。

整理最近七天的客户邮件，找出仍在等待我方回复的线程。
为每个客户写一段情况摘要，再生成回复草稿。
不要发送，也不要删除邮件。

连接器的作用是让 WorkBuddy 进入外部服务，完成搜索、读取、创建或发送等真实操作。

当前官方文档列出的连接器包括 QQ 邮箱、腾讯文档、腾讯乐享、TAPD 等。

连接器用起来很省事，也更需要边界。先从读取和草稿开始。等你确认搜索范围和结果可靠，再考虑允许它执行写入或发送。

场景五：周会还有半小时，你才想起周报没写

周五下午四点多，部门群里弹出一条消息。

“大家下班前把本周进度发一下。”

你打开本周的工作文件夹，里面有会议纪要、客户反馈、数据表，还有几份改到一半的方案。

事情其实做了不少，只是散在不同文件里。

现在让你凭记忆写周报，很容易漏掉已经完成的工作，也说不清某件事究竟卡在谁那里。

这种整理工作没必要每周从头来一遍。

你可以先让 WorkBuddy 按自己的口径整理一次，看看它会不会把“开过会”误写成“已经完成”，也看看它能不能分清真正的阻塞和普通的待办。

连续试过几次，结果都比较稳定以后，再把它设成每周五自动执行。

每周五下午四点半，读取这个工作空间里本周新增或修改过的文件。
请按“已经完成、正在推进、暂时卡住、下周第一步”整理成一份周报。
材料中没有写明负责人、日期或结果的地方，请标记为“待确认”，不要自行补充。
把需要我决定的事情放在最前面，最后保存为“YYYY-MM-DD-周报.md”。

这样到了周五，你不再从空白页面开始。打开自动生成的周报，核对几处关键信息，再补上只有自己知道的判断，就可以发出去了。

场景六：人在高铁上，客户偏偏要你马上改文件

你刚坐上高铁，客户发来消息。

“方案里的活动日期改了，能不能尽快发个新版本？”

文件在办公室电脑里，电脑已经开着，WorkBuddy 也在运行。

你不可能为了改一行日期，等两个小时后再处理。

这时可以使用助理。

出门前，把可能需要远程处理的文件放进助理专属文件夹。

收到客户消息后，直接在微信、企业微信或其他已经接入的平台里给助理发任务。

把助理文件夹中的活动方案复制一份，将活动日期改为 8 月 20 日。
检查正文和表格中是否还有旧日期，完成后把新文件发给我。不要覆盖原文件。

助理像 WorkBuddy 的远程遥控器。

你在手机上发送消息，电脑上的 WorkBuddy 执行任务，再把结果回复到手机。

电脑需要保持开机、联网并运行客户端。

助理也有自己的固定文件夹，适合处理提前放进去的材料。

它最适合临时修改、远程生成和查看结果。

批量删除、大范围移动文件等操作，还是回到电脑前处理更稳妥。

场景七：每到周一早会前，你都在临时拼进度

周一早上九点半是部门例会。

九点钟，你才开始翻看上周的任务表、会议纪要和同事提交的进度文件。

哪些工作已经完成，哪些事情卡住了，谁还欠一个结果，全靠你临时回忆。

同样的动作每周都要做一次，很适合交给“自动化”。

先把团队每周更新的材料放在固定工作空间中。

手动运行几次，确认 WorkBuddy 能够正确识别完成状态和风险后，再设置每周一早上自动执行。

每周一上午八点半，读取这个工作空间中最近七天新增或修改过的文件。
请生成一份周会简报，写清已完成事项、正在推进的工作、当前阻塞和本周需要决定的问题。
无法确认负责人或完成状态时标记为“待核实”。
保存为当天日期加“周会简报”，不要修改原文件。

自动化会在设定时间发起一次 Agent 任务，并在指定工作空间中完成查询、汇总和文件处理。

结果还可以推送到 WorkBuddy 小程序。

设置好定时任务后，一定要手动启用检查一次，避免 WorkBuddy 没有按照你的预期工作。

适合自动执行的工作，应该有稳定的输入和容易检查的结果。

删除文件、公开发布或大范围写入外部系统，不适合作为刚开始尝试的自动化任务。

场景八：报销被退回来，你却找不到最新制度

出差报销提交后，财务退回了一张住宿发票。

理由写得很简单：

“超过新版标准，请按现行制度处理。”

你记得公司确实改过差旅标准，但群里发过两个版本，腾讯文档里还有一份旧通知。

文件名到底是什么，你已经想不起来了。

这种“知道内容，却不知道文件名”的问题，可以交给“资料库”。

腾讯文档接入资料库后，可以直接用自然语言描述自己要找的内容。

帮我在资料库里找到目前生效的差旅报销制度。
我需要确认一线城市的住宿标准，以及超出标准后的审批要求。
请给出最相关文档的标题、所有者、更新时间和对应条款。
不要修改文档，也不要只根据旧通知下结论。

WorkBuddy 的腾讯文档资料库支持语义搜索和关键词搜索。

找到文件后，可以把它添加到当前任务中继续分析，生成的产物也能存回腾讯文档。

搜索到的第一份文件，不一定就是现行版本。

涉及制度、费用和审批规则时，仍然要核对更新时间、发布人和文档状态。

必要时，再向负责人确认。

场景九：每次写汇报，都要重复说明领导喜欢什么格式

你的领导不喜欢长篇背景。

他看周报时先找结论，再看数字，最后只关心两件事：现在卡在哪里，需要他决定什么。

可每次新建任务，你都要重新告诉 WorkBuddy，一页以内，结论放前面，不要写“持续推进”，风险要落到具体事项。

这种长期稳定的个人偏好，可以交给“记忆”。

请记住我写管理层汇报时的习惯。
先给结论，再给关键数据。
正文尽量控制在一页，只保留进展、风险和需要领导决定的问题。
不要使用“稳步推进”“持续赋能”这类空泛表达。
某次任务另有要求时，以当次要求为准。

记忆会从会话中整理有参考价值的偏好和习惯，并在后续相关任务中作为背景。

你可以在设置中查看、修改、删除或关闭记忆。

记忆适合保存长期习惯，不适合保存某个项目临时使用的预算、日期或人员安排。

偶尔也要进去检查一次。

领导的要求会变化，你自己的工作方式也会变化，旧偏好不应该永远自动生效。

场景十：新审批流程已经确定，大家还是在群里反复问

公司刚调整了采购审批流程。

行政已经发过一份三页通知，可第二天群里还是不断有人问，小额采购找谁，超过五万元要不要法务参与，合同应该在哪一步上传。

问题不在于没有文件，而在于那份文件不够直观。

这时可以使用“设计创意”，把复杂流程做成一张容易查看的一页图。

请把下面的采购审批流程制作成一张中文流程说明图。
按照“提交申请、部门审批、财务审核、法务审核、最终归档”的顺序展示，并清楚标出不同金额对应的审批人。
适合发到工作群，也适合放进培训 PPT。
只使用我提供的制度内容，不要自行增加审批规则。

设计创意模式接入了 Ardot 画布，可以通过对话生成和修改 PPT、海报、网页及其他视觉稿。

初稿生成后，可以继续调整局部，也能进入 Ardot 编辑器修改字号、间距和图层。

流程图做得再清楚，也不能代替正式制度。

发到全员群之前，应当让财务、法务或制度负责人核对金额、审批顺序和生效日期。

写在最后

真正把 WorkBuddy 用进日常工作，并不是把每件事都塞进同一个聊天框。

有些任务总在重复背景，应该建立项目。

有些方案需要专业视角审视，应该找专家。

缺少具体工具时，技能比反复修改提示词更有效。

需要进入邮箱和在线文档时，使用连接器。

固定时间重复发生的工作，可以在跑通后交给自动化。

离开电脑还要继续派活，才是助理真正发挥作用的时候。

灵感帮你越过空白页，资料库帮你找回过去的知识，记忆保存长期偏好，设计创意则把已经确定的信息变成更容易理解的画面。

下一次卡住时，可以先不要问“WorkBuddy 还能做什么”。

先看一眼眼前的问题。

你现在缺的，究竟是一段长期背景、一个专业判断、一件具体工具，还是一个能够进入真实工作系统的入口。

这个问题想清楚以后，WorkBuddy 就会从一个会聊天的 AI，慢慢变成一个真正能接住工作的同事。